オフィスは単に人が集まって仕事に取り組むための空間ではなく、社内コミュニケーションの促進や自社のブランドメッセージを体現するための空間として認識されつつあります。現状のオフィス環境をさらに改善するにあたって、リニューアルという選択肢が挙がるのは自然な流れといえるでしょう。
本記事では、オフィスリニューアルがもたらす効果や工事に要する費用・期間の目安、基本的な進め方についてわかりやすく解説しています。オフィスリニューアルのコンセプト例や3社の事例、成功させるためのポイントも挙げていますので、ぜひ参考にしてください。
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目次 |
オフィスリニューアルとは
オフィスリニューアルとは、オフィスを現状よりも快適で機能的な空間へとアップデートすることを指します。オフィスリニューアルの目的と効果、リフォームやリノベーションとの違いを整理しておきましょう。
オフィスリニューアルの目的と効果
オフィスリニューアルには幅広い目的があります。たとえば、設備・機能の改善やレイアウトの見直し、多様な働き方への対応、従業員エンゲージメントの向上、優秀な人材の確保、企業ブランドの強化などは、オフィスリニューアルの主な目的の一例です。
オフィス空間がより快適で機能的になることで、次の効果を得られます。
・合理的なレイアウトや使いやすい設備による業務効率の向上
・会話を交わしやすい環境がもたらすコミュニケーション活性化
・快適な就業環境が提供されることによる従業員エンゲージメントの向上
・省エネ設備の導入によるコスト削減
・対外的なイメージ向上や企業ブランドの強化
オフィスリフォームとの違い
オフィスリフォームとは、オフィスの内装で老朽化した箇所を元の状態に戻すための「修繕」を指します。たとえば、壁紙やフロアタイルの張り替え、照明器具の交換などが、リフォームでよく行われる工事です。
一方、オフィスリニューアルの主な目的は快適性や機能性のアップデートにあります。オフィスリフォームについては次の記事で詳しく解説していますので、あわせてご参照ください。
オフィスリノベーションとの違い
オフィスリノベーションとは、オフィスのデザイン性や機能性、利便性などを向上させ、価値を高めることを指します。リニューアルとほぼ同じ意味で用いられる言葉と捉えて差し支えありません。
たとえば、内装デザインの一新やリフレッシュスペースの設置、フリーアドレス化、防音工事といった取り組みが挙げられます。リノベーションによって生まれ変わったオフィスのBefore/Afterを次の記事で紹介していますので、こちらもぜひ参考にしてください。
オフィスリニューアルにかかる費用・期間の目安
オフィスリニューアルにかかる費用・期間は、工事を行う範囲や規模によって異なります。全体的に工事を行う「全面リニューアル」と、特定の箇所に限り工事を行う「部分リニューアル」に分けて目安を見ていきましょう。
全面リニューアルの場合
全面リニューアルの場合、費用の目安は坪10万〜30万円程度です。工事そのものは2〜4カ月で完了するケースが多く見られます。ただし、後述するとおりオフィスリニューアルの計画は事前準備も含めて考えなければなりません。リニューアル全体の期間としては、半年〜1年ほどの期間を要するのが一般的です。
部分リニューアルの場合
部分リニューアルの場合は、坪10万〜20万円が一般的な目安です。工事の内容や範囲にもよりますが、全面リニューアルと同じかやや短期間で完了するケースが多いでしょう。局所的な工事に留めるのであれば、数週間程度で完了することもあります。工事不要で置くだけのアイテムを活用するなど、工程を簡略化する工夫を加えることでさらに工期を短縮することも可能です。
オフィスリニューアルの基本的な流れ
オフィスリニューアルはどのような手順で進めるのでしょうか。基本的な流れを紹介します。
1. 目的とコンセプトを固める
はじめに、オフィスをリニューアルする目的を整理しましょう。前述のとおり、リニューアルの目的は多岐にわたります。自社がなぜ取り組むのかを明確にし、社内で共通認識を形成しておくことが大切です。
その上で、目的に合ったコンセプトを策定します。自社が現状抱えている課題を整理し、何を解決したいのか、どうすれば解決できるのかをじっくりと検討し、コンセプトに落とし込むのがポイントです。
2. 予算・スケジュールの計画を立てる
次に、リニューアルの予算とスケジュール計画を立てていきます。設計や工事のほか、設備の入れ替えや什器の購入費、デザイン料などを考慮して予算を策定することが大切です。
予算が固まったら、複数の工事業者に見積もりを依頼して比較検討します。依頼する工事業者を絞り込み、工事予定期間を算定してもらいましょう。これを元にリニューアルプロジェクト全体のスケジュールを立てていきます。なお、工事期間中に仮オフィスが必要な場合は、その費用や手続きに要する期間なども加味しておくことが重要です。
3. レイアウト・デザイン・設計を進める
工事業者と打ち合わせを重ねながら、レイアウトやデザイン、設計を決めていきます。デザイン性と機能性がどちらかに偏りすぎないよう、バランスを考慮して進めることが重要です。
また、設計段階で再度コンセプトに立ち返り、「現状のオフィスが抱えている課題の解決につながるか」を検証する必要があります。課題に優先順位をつけ、優先度の高い課題の解決に寄与する設計になっているか、複数名の目でチェックしましょう。
4. 工事の実施と各種手続きを行う
工事を始めるにあたって、物件オーナーの許可を得る必要があります。契約内容によっては実施できない工事内容が含まれている可能性があるため、事前に十分なすり合わせを行ってトラブルを防ぎましょう。
リニューアルに伴い、役所や消防署への各種届出が必要になる場合があります。建築基準法や消防法といった法令を遵守し、必要な届出は期日までに漏れなく提出することが大切です。
5. 運用開始後のフォローと効果測定を実施する
工事完了後は、設備や通信系のトラブルが生じていないか注視しましょう。計画どおりに仕上がっていない箇所が見つかった場合には、工事業者に修正を依頼します。とくに問題が見られなかったとしても、将来的な改修や移転を見越してリニューアル全体のプロセスを総括し、竣工図を保管しておくことが大切です。
従業員がリニューアル後のオフィスに慣れてきた時期に、効果測定を実施することをおすすめします。空調の効き具合やレイアウトの微調整など、実際にオフィスを利用したことで顕在化した課題を洗い出し、適宜改善を図っていくのがポイントです。
オフィスリニューアルのコンセプト例
オフィスリニューアルのコンセプトを策定するにあたって、ヒントになりそうな例をまとめました。リニューアルの方向性を定める際に役立ててください。
フリーアドレス/ハイブリッドワーク対応
フリーアドレスとは、固定席を設けないオフィス運用のことです。座席位置が流動的になることで社内コミュニケーションが促されるほか、オフィススペースの効率的な活用にもつながります。
ハイブリッドワークは、テレワークと出社を適宜使い分ける働き方です。業務内容に応じて働く場所を選べる自由度が高まることに加え、座席数が削減されることでオフィススペースの有効活用にもつながります。
おすすめ製品例
フリーアドレスのメリットと注意点については、次の記事もあわせてご参照ください。
オープンスペース＋個室ブース
執務スペースの仕切りを取り払ってオープンな空間にするコンセプトです。開放的で明るい雰囲気の空間になるほか、エリアごとに異なる機能をもたせるなどレイアウトの自由度が高まることも大きなメリットといえます。
集中して作業に取り組みたいときや、Web会議に参加するときには、個室ブースを設置しておくと便利です。開放的なスペースと個室ブースを使い分けることで、用途に応じたオフィスの活用をしやすくなります。
おすすめ製品例
個室ブースの種類や設置上の注意点については、次の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
リフレッシュスペースの併設
遊休スペースなどを活用して、新たにリフレッシュスペースを設ける方法です。従業員が気軽に気分転換を図ったり、カジュアルな会話を交わしたりできる空間は、わずかなスペースでも設けられます。
また、置くだけで設置が完了するアイテムを活用すれば、大がかりな工事を行うことなくリフレッシュスペースを設けることも可能です。下記のような製品を活用して、オフィス内にリフレッシュスペースを設けてみてはいかがでしょうか。
おすすめ製品例
緑化・木質化
緑化・木質化とは、オフィスにグリーンや天然木を取り入れることによって、リラックス効果を高める手法のことを指します。グリーンがもたらす安らぎや木のぬくもりが快適性を高め、生産性や創造性を引き上げる効果が期待できます。
既存のオフィスに置くだけのアイテムを活用することで、手軽に木質化を実現することも可能です。一例として、下記に挙げる製品を活用してみてはいかがでしょうか。
おすすめ製品例
オフィスグリーン（緑化）のメリットや導入方法については、次の記事もあわせてご参照ください。
オフィスリニューアルの事例
オフィスリニューアルを通じて、快適で機能的なオフィスを実現した3社の事例を紹介します。
木質化と緑化を軸に全面リニューアル｜有限会社新興建築サービス様
オフィスの木質化・緑化を軸に、全面リニューアルを実施した事例です。個人ワークエリア・コミュニケーションエリア・個室ブースをそれぞれ設置することにより、おもてなしと快適性を兼ね備えた空間へと生まれ変わりました。2階はCADスクールの教室として使用するほか、打ち合わせスペースとしても活用されています。Web会議や電話の際には個室ブースを活用することで、騒音等が気にならないよう配慮がなされていることもポイントです。
フリースペースを木質化・緑化リノベーション｜富士電機株式会社様
従来は研修受講生向けの休憩スペースだった空間を、リフレッシュエリアへとリニューアルした事例です。一人で落ち着いて過ごせる空間としても、複数人でコミュニケーションを交わす空間としても活用できるようになりました。また、休憩だけでなく打ち合わせや講習会、懇親会といったシーンにも利用できる多目的スペースとなっています。オフィスリニューアルを通じて、会社のイメージアップや社内コミュニケーションの活性化といった効果を得られました。
遊休スペースをコミュニケーションスペースに｜株式会社アンペール様
従来は什器置き場となっていたスペースを、置くだけで手軽に設置できる植栽パーティションを利用してコミュニケーションスペースへとリニューアルした事例です。リニューアル後は社内会議やオンライン会議、ウェビナーのほか、資料を広げて整理したいときなどにもこのスペースが活用されるようになりました。既存の空間を効率良く活用することで、オフィスの機能性を高めた好例といえるでしょう。
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オフィスリニューアルを成功させるポイント
オフィスのリニューアルには、いくつかつまずきがちな点があります。リニューアルを成功させる上で、押さえておきたい3つのポイントを確認しておきましょう。
従業員の要望を反映させる
現状のオフィスが抱える課題をきめ細かく洗い出すには、日々オフィスを利用している従業員の声を聞き取るのが近道です。ヒアリングやアンケートを通じて、改善が求められているポイントをくみ取りましょう。
なお、要望の中にはオフィスリニューアルによって改善できるもの、リニューアル以外の対処法が適しているもの、予算などの関係上現実的に対応が難しいものが出てくる可能性があります。どのような経緯でリニューアルコンセプトに反映されたのか、プロセスも含めて説明する場を設けると、より納得感を得られるでしょう。
工事中の執務スペースを確保する
リニューアル工事中の執務スペースを確保しておくことも重要です。工事中の騒音を考慮し、無理なく執務を進められる計画を立てる必要があります。
たとえば、社内の別フロアを一時的に間借りするほか、レンタルオフィスを活用するのも1つの方法です。工事に要する期間や騒音等の程度によっては、従業員にとって少なからずストレスの原因になり得る点を十分に理解しておきましょう。
補助金や助成金を活用する
オフィスのリニューアルにかかる費用は、補助金や助成金の対象になる可能性があります。小規模事業者持続化補助金、IT導入補助金、働き方改革推進支援助成金など、関連する制度について調べておく意義は十分にあるでしょう。
ただし、補助金や助成金は基本的に後払いです。リニューアルにかかる費用は、一時的に立て替えなければなりません。資金面で無理が生じないよう、キャッシュフローに留意しながら予算計画を立てることをおすすめします。
オフィスリニューアルはコンセプト策定が鍵
オフィスリニューアルの目的は多岐にわたるため、現在のオフィスが抱えている課題によってコンセプトは各社で大きく異なります。現状の課題を丁寧に整理し、コンセプトに反映させることがオフィスリニューアルを成功させる鍵といえるでしょう。
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