オフィスのリニューアルや移転に際して、デザインやレイアウトをどうするべきか、どのような工事を行うべきか迷うケースはよくあります。そのようなとき、頼れる相談相手となるのがオフィスコンサルティングです。

本記事では、オフィスコンサルティング会社に依頼できる業務内容や活用メリット、基本的な業務の流れをわかりやすくまとめています。オフィスコンサルティング会社の選定ポイントも紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

目次 オフィスコンサルティングとは オフィスコンサルティング会社に依頼できる業務内容 オフィスコンサルティングを活用するメリット オフィスコンサルティングの業務の流れ オフィスコンサルティング会社の選定ポイント オフィスコンサルティングでイメージどおりの空間づくりを

オフィスコンサルティングとは

はじめに、オフィスコンサルティングのサービス内容や提供している事業者の種類について整理しておきます。オフィス移転コンサルティングとの違いとともに見ていきましょう。

オフィスづくりの総合的な支援を行うサービス

オフィスコンサルティングとは、オフィスづくりを総合的に支援するサービスの呼称です。単に改装などの業務を代行するだけでなく、経営ビジョンの実現や生産性向上、機能性向上、従業員のモチベーションアップ、コスト最適化などを広範囲にカバーしているケースが多く見られます。

オフィスづくりには検討すべきポイントが数多くあり、担当者やプロジェクトメンバーの負担が大きくなりがちです。オフィスコンサルティング会社に依頼することでオフィスづくりに必要なアドバイスを得られ、課題解決に向けて伴走してもらえます。

オフィスコンサルティングを提供している事業者

オフィスコンサルティングサービスを提供している事業者は多岐にわたります。次に挙げるのはその一例です。

・不動産会社
・オフィス家具メーカー
・デザイン会社
・設計事務所
・オフィス機器業者
・コンサルティング会社 など

一般的に、本業と関わりの深い領域を得意分野としているケースが多く見られます。たとえば、オフィス家具メーカーであれば什器の選定を強みとしている可能性が高いでしょう。このように、事業者ごとに強みとする領域が異なるという点を押さえておくことが大切です。

オフィス移転コンサルティングとの違い

オフィス移転コンサルティングとは、オフィス移転に特化しているか、もしくは移転サポートをメイン業務としているサービスのことです。オフィスコンサルティングは移転のほか、現オフィスのリノベーションやリフォームなど、総合的な領域をカバーしています。

ただし、実際にはオフィスコンサルティング会社が移転サポートも手がけていたり、移転コンサルティング会社であっても現オフィスの改装などに対応できたりするケースもあります。オフィスリノベーションについては、次の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。

オフィスコンサルティング会社に依頼できる業務内容

オフィスコンサルティング会社に依頼できる主な業務として、次のものが挙げられます。

・現オフィスの課題分析
・コンセプト策定
・スケジュール策定
・物件探しや契約代行
・現オフィスの解約手続き
・原状回復工事の手配
・引っ越し業者の選定（移転の場合）
・レイアウト設計
・デザイナーのアサイン
・内装工事/設備工事の手配
・什器の選定
・各種届出の代行

ただし、対応可能な業務範囲は事業者ごとに異なります。上記のうち一部の業務を担える事業者もあれば、事業コンサルティングなども含むより幅広い業務を手がけていることもめずらしくありません。

オフィスコンサルティングを活用するメリット

オフィスコンサルティングを活用することで、具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。主な5つのメリットについて見ていきましょう。

従業員の負担を軽減できる

オフィスコンサルティングは、工事業者の手配やデザイナーとのやり取りなど、複数の事業者との連絡を一手に引き受けてくれます。窓口が一本化され、多数の業者とやり取りする手間が軽減されることが大きなメリットです。

また、オフィスづくりに関する専門的な知見を活かせるため、社内担当者がゼロベースで調べたり、提案資料をまとめたりする必要がありません。本業への影響を最小限に抑えつつ、質の高いサービスを受けられます。

効果的な課題解決策を提案してもらえる

効果的にオフィスづくりをするには、現オフィスが抱えている課題を洗い出して整理する必要があります。この段階から支援を受けられ、自社が重視するポイントを踏まえて新オフィスに必要な要素を選定してもらえることが大きなメリットです。

たとえば、オフィスのダウンサイジングを実現したい場合、フリーアドレスやハイブリッドワークの導入なども提案してもらえる可能性があります。フリーアドレスのメリットについては、次の記事もあわせてご参照ください。

フリーアドレスのオフィスにおすすめの製品例

コストを最適化できる

オフィスコンサルティングの活用は、コストの最適化にも寄与します。社内担当者の通常業務が滞るのを回避し、リソースを確保できるからです。結果として、本業への影響を最小限に留められます。

また、大がかりな工事を必要としない什器の活用を提案してもらえる場合もあります。コストや施工期間をできるだけ抑えつつ、オフィスの雰囲気を変えたい事業者様には、次のような置くだけで設置が完了する製品もおすすめです。

施工不要、置くだけで設置できるおすすめ製品例

オフィスづくりの失敗を回避しやすくなる

オフィスづくりにありがちな失敗を防げることもメリットの1つです。オフィスコンサルティングは豊富な経験にもとづいてプロジェクトを進行するため、よくあるミスや失敗パターンを踏まえて提案してくれます。工事完了後に「想像していた仕上がりと違う」「イメージとのずれが生じてしまった」といった失敗を未然に防げる可能性が高まるでしょう。

オフィスのリノベーションや移転は、一般的には頻繁に行われるものではありません。社内担当者のノウハウや社内の知見が不足することは十分に考えられます。こうした点を補強してもらえることは、オフィスコンサルティングを活用するメリットといえるでしょう。

新オフィス運用開始後のサポートを受けられる

オフィスづくりは工事完了がゴールではありません。新オフィスを運用し始めてから発生するトラブルや、修正が必要な箇所などが出てきた際に、適切に対応してもらえることは大きなメリットです。

また、状況によっては追加の備品手配が必要になったり、役所等への各種届出が求められたりすることも想定されます。新オフィス運用開始後に生じる課題への対処も含めて依頼できることは、オフィスコンサルティングを活用する意義の1つといえるでしょう。

オフィスコンサルティングの業務の流れ

オフィスコンサルティングの手順は依頼先の事業者や自社の状況、解決したい課題によって少しずつ異なります。基本的なコンサルティングの流れは次のとおりです。

1. ヒアリング

はじめに、新オフィスに期待する機能やデザイン、条件などのヒアリングが行われます。現オフィスで困っていることや、不便に感じていることなどをまとめておくとスムーズです。

オフィスづくりと一口に言っても、目的によって必要なプロセスや工事には大きな違いが生じる可能性があります。依頼企業側はオフィスづくりに取り組む目的を明確にし、ヒアリングの段階で伝えておくことが大切です。

2. 物件紹介・内見

オフィス移転を伴う場合、移転先物件の候補を提案してもらえます。提案された物件の中から希望条件に近いものをいくつかピックアップし、内見を実施しましょう。

希望条件をすべて満たす物件が見つかるのがベストですが、実際にはどの物件も一長一短といった状況になることが想定されます。自社が重視する条件に優先順位をつけ、目移りしないように準備しておくことが重要です。

3. 契約締結

オフィスを移転する場合も、現オフィスを改装する場合も、物件オーナーとの条件交渉や工事内容の確認を行う必要があります。一連のやり取りや交渉を含めてオフィスコンサルティング事業者に依頼できるか事前に確認しておきましょう。

移転を伴う場合は、入居審査を経て契約書を交わすことになります。現オフィスから退去する際には解約の申し入れと原状回復工事が必要ですが、各種手続きや工事の手配についても代行してもらえる事業者を探しておくとスムーズです。

4. 内装・レイアウト設計

依頼企業の課題解決につながる機能性やデザインを備えた内装・レイアウトを提案します。自社が求めているオフィスづくりの意図を、オフィスコンサルティング会社を通じて設計事務所や工事業者に正確に伝えてもらいましょう。打ち合わせの段階で不明点や疑問点が出てきた場合は放置せず、着工前に解消しておくことが大切です。

次の記事では、オフィス内装デザインの事例やレイアウト例を紹介しています。こちらもあわせてご参照ください。

5. 施工

工事業者を手配し、スケジュール調整が完了すると、いよいよ工事が始まります。工事中も施工業者任せにせず、定期的に進捗状況や仕上がりの状態を確認しましょう。気になる点があればオフィスコンサルティング会社を通じて工事業者に伝え、調整してもらうことをおすすめします。

現オフィスを改装する場合、工事期間中に使用する仮の執務スペースを確保しておくのが得策です。別フロアなどに一時的な執務スペースを設けるか、レンタルオフィスなどを活用する方法もあります。施工中の執務スペースについても、オフィスコンサルティング会社にあらかじめ相談しておくとよいでしょう。

6. 引っ越し・諸手続き

オフィス移転を伴う場合、新オフィスで引き続き使用する什器や機器を現オフィスから運び出す必要があります。引っ越し業者の選定や契約についても、オフィスコンサルティング会社を通じて進めるとスムーズです。

また、移転する場合はもちろんのこと、現オフィスの改装に関しても工事内容によっては役所や消防署への届出が必要になる場合があります。どのような手続きが必要になるかオフィスコンサルティング会社に判断してもらい、書類の準備を進めましょう。

7. アフターフォロー

完成したオフィスが計画どおりに仕上がっているかチェックしていきます。状況によっては調整や追加工事を行うことになるため、オフィスコンサルティング会社を通じて修正箇所や工事内容の調整を実施してもらいましょう。

通信インフラや空調、照明などの不具合は、実際にオフィスを運用し始めてから発覚するケースも少なくありません。調整や修理、取り替え工事などの手配に関しても、オフィスコンサルティング会社に相談することをおすすめします。こうしたアフターフォローにも対応しているかどうか、事前に確認しておくのが得策です。

オフィスコンサルティング会社の選定ポイント

前述のとおり、オフィスコンサルティング事業にはさまざまな業種の事業者が参入しています。オフィスコンサルティング会社を選ぶ際に着目しておきたいポイントは次のとおりです。

自社の目的や課題に合っているか

自社が目指すオフィスづくりの方向性と、オフィスコンサルティング会社の得意分野が合致しているのが理想です。たとえば、内装デザインを重視するならデザイン事務所、機能性を重視するならオフィス家具メーカーといったように、解決したい課題に強い事業者を選びましょう。

オフィスコンサルティングのサービス紹介ページ等には、運営会社の情報が記載されています。本業の業種や事業内容を確認し、得意分野の見当をつけておくのがポイントです。

オフィスづくりの実績が豊富か

オフィスづくりの実績についても、必ずチェックしておきましょう。自社と類似する業種や企業規模、コンセプト、予算感のオフィスづくりを多数手がけている事業者なら安心して相談できるからです。

Webサイトやパンフレット等には、過去の実績の一部が掲載されているケースが多くあります。担当コンサルタントからより実態に近い実績をヒアリングしておくことをおすすめします。直近の施工事例や、過去にオフィスづくりを手がけたことのある業種を確認しておくのが得策です。

担当者とのコミュニケーションはスムーズか

担当者と連絡を取り合ったり打ち合わせを実施したりする際には、コミュニケーション面も慎重にチェックしましょう。自社の意図をくみ取って要望を聞き入れてくれているか、的確なアドバイスや提案をしてもらえるか、親身に対応してくれるか、といった点を見ておくことが大切です。

また、担当者に伝えた内容が関係者に共有されているか、再び同じ説明を繰り返す場面が多発していないかといった点にも着目しておくとよいでしょう。オフィスコンサルティング会社内での連携体制がきちんと整っていれば、こうした事態は生じにくいと考えられるからです。

オフィスコンサルティングでイメージどおりの空間づくりを

オフィスコンサルティングは、オフィスづくりを総合的に支援するサービスです。オフィスのリニューアルという重大なイベントを成功させるためにも、専門的な知見を備えた事業者に依頼することをおすすめします。

キイノクスでは、自然素材で作るオフィスリノベーションを支援しています。内装設計や施工サービスも含めてお引き受けしていますので、ワンストップでオフィスづくりを進められます。国産材を使用した五感で感じる木の温かみに加え、地産材の活用による地域貢献、繰り返し使えるリユース・リサイクル設計により、環境保全への貢献にも寄与する点が特長です。ちょっとしたスペースにも導入可能な什器をご用意していますので、全面リニューアルはもちろんのこと、部分リノベーションをご検討中の事業者様もぜひキイノクスにご相談ください。